Offboarding: o que fazer com o e-mail de quem sai da empresa
Quando um funcionário sai, a conta de e-mail dele vira um risco e um custo se não for tratada direito. Veja o processo de offboarding que protege os dados da empresa.
Os riscos de não fazer offboarding
- Acesso indevido — ex-funcionário continuando a acessar e-mail e arquivos.
- Perda de dados — histórico e documentos importantes somem com a conta.
- Custo — licença paga por quem não está mais na empresa.
O processo correto
- Revogar acesso imediatamente (senha e sessões) — MFA ajuda no controle.
- Redirecionar e-mails para o gestor ou substituto.
- Preservar os dados (caixa e arquivos) antes de remover — idealmente com backup.
- Liberar a licença ou convertê-la para caixa compartilhada.
Offboarding bem feito também é um requisito de segurança e LGPD: dados de clientes não podem ficar em contas órfãs.
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